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新入社員に教えたい本当に必要なExcelショートカット21選

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本日から4月になり、多くの新入社員が入社式を迎えたと思います。辞令が交付され、研修に入った人も多いでしょう。

そんな中、PCの基本操作で覚えておいてほしいのがショートカット。特に入社後はExcelの利用頻度などが増えてくると思いますが、覚えなくてもExcelの操作はできるものの、1操作あたりの時間が数秒違ってきます。

これが積み上がると時間もバカにならないですし、スピーディーに資料作成が進まないとモチベーションにも影響を与えることが多く、結果ショートカットでの短縮時間以上に生産性を低下させることもあると思います。

そもそもExcelのショートカットの数っていくつあるかご存知でしょうか?

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Excelのショートカットの数

答えは124個です。

とはいえ全て覚えなくても、基本的に覚えておきたいショートカットの数は限られています。
ここで上げるのは全て基本的なショートカットですが、意外とIT業界の社員でも覚えていない人が多く、操作に時間がかかってしまい、見ているとイライラしてしまうことが多い。

そうならないよう次のショートカットは最低でも全て覚えましょう。

3つのキーボード同時押しは押し間違いが多くなったりして、逆に生産性を低下させるケースが多いので選定していません。またExcelで全て使えるショートカットですが、Word等でも使えるショートカットなどもあり、Excelに限定はしていません。

少なくともこのショートカット21個はマスターしよう

 excel

基本操作系(9つ)

CTRL+Z 1つ前の操作の状態へ
CTRL+Y 1つ後の操作の状態へ
CTRL+C コピー
CTRL+X 切り取り
CTRL+V 貼り付け
CTRL+A 全選択
CTRL+F 検索
CTRL+S 保存する
CTRL+P プリントする

セルの移動系(3つ)

Ctrl+矢印 記入のあるセルの矢印方向の最後へジャンプ
Ctrl+HOME 記入のあるセルの最初へジャンプ
CtrlEND 記入のあるセルの最後へジャンプ
SHIFTキーを選択するとセルを選択しながら移動ができます。

日時入力系(2つ)

Ctrl; 現在の日付を入力する
※Google日本語入力を使っている人は”今日”って文字入力すれば変換で出てくるのでこれも便利です。
Ctrl: 現在の時間を入力する
※Google日本語入力を使っている人は”今”って文字入力すれば出ます。

画面操作系(4つ)

Alt+Tab Windowを切り替える
WindowsキーD デスクトップを表示する
Alt+F4 開いている画面を閉じる
Alt +PrintScreen 現在の画面をキャプチャする
人が来た時に見られたく無い画面をさっと切り替えるためには必ず覚えておきたい。
マウスを握って画面を閉じる操作をすると5秒くらい時間がかかりそうですが、1秒以内に閉じることができます。

文字操作系(3つ)

F7 文字を全角カタカナに変換する
F8 文字を半角カタカナに変換する
F2 カーソルをセルの中を置く ※意外と使います

参考

ショートカットではないものの、覚えておくと早くなる操作です。

ひらがな文字入力中にアルファベットを打つにはShiftキーを押しながら文字入力するとアルファベットの大文字入力
Shiftキーを話すと小文字になります。

※あまりないとは思いますがいちいち半角・全角を切り替えると時間がかかりますからね・・・

また意外と知らないのがセルの右下にマウスのカーソルをあてダブルクリックをすると下の方の行までオートフィルができます。マウスをわざわざ下まで引っ張る人が多いようなので、この方が速いですね。

IT業界の人はほとんどマスターしているものが多いと思いますが、知ってはいるものの活用できていない人も多いはず。ここに記載のものは時短のためにマストのものなので少なくとも把握しておいてほしい。

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